年会策划的项目流程以及考虑因素

随着新的一年的开始,很多公司为了展现雄厚的实力,营造组织的气氛,举办了一场年会活动,一场成功的年会,是离不开进行深入细致的沟通,那么大家了解年会策划的内容有哪些吗?需要考虑哪些事项呢?快随着小编一起来看下吧。以下关于“年会策划的项目流程以及考虑因素”的介绍。

 

 

【年会策划的具体流程包含哪些方面】

 

当提出需要做一个活动时,在了解对方做这个活动的初步情况时,就需要整合。不管是自己还是甲方提出要做活动时,都会对活动有一些想法,因此当提出需要做一个活动时,在了解对方做这个活动的初步情况时,就需要整合。应该首先了解的是这个想法,了解这个要求。整合在这里可以理解为前期的资料收集、整理和分析,包括四大块。这四大块分别对即将操作的活动进行了构架,为后面创意的形成,方案的制作确定了一个基本框架。

 

 

1、目标群

 

这一版块构架的是活动的范围。这一版块包括目标群的购买习惯、购买力,品牌的忠实度,目标群的集中度等等,比如做一个产品的促销活动,就会先选址,选址考虑的不仅仅是人流量的问题,还应该包括提袋率等等,这就需要了解该区域的目标群的情况:

 

目标群是忠于品牌还是对价格敏感,一般是在什么时候购买,购买周期为多长,一次性购买量是多达,目标群一般是如何获取信息的,除了价格或品牌知名度,目标群还关心什么等等。因此,考虑完这些,活动举行的范围就基本上确定

 

2、外部

 

外部构架的是活动的广度。在这里,外部指的是媒体、场地、物品、人脉等。外部对整个活动的影响是巨大的,甚至可以理解外部,这个活动平台的重要构成因素。例如,开业活动出席的嘉宾是市长还是省长,其对活动的影响程度不言而喻。

 

3、内部

 

在这版块主要考虑活动执行方的人力、财力、物力、执行力以及向心力。俗语有云:多大的能耐唱多大的戏。哪怕拥有多么雄厚的外部,但是内部执行力等跟不上,活动也很难达到效果。如,拥有全国性三大媒体,能邀请到全国知名人士,按理说,应该可以举行一个规模相当大的活动,但是公司内部的束缚,各方面条件都不成熟,因此,这个活动只能确认为无可执行性活动,或者降低活动档次。如果一意孤行,将会严重削弱活动效果。

 

4、竞争对手

 

这一版块更多地体现在促销活动中。竞争对手是否做促销,什么时候做,做什么样的促销,促销的范围多大,哪些产品做促销等等。这些都是应该掌握和研究的。这些将决定活动举行的时间策略:先发制人还是尾随跟进,寻求破绽一击而中;促销方式:予竞争对手相同,相似还是相反的方式。促销范围是更大还是精耕市场等等。

 

整合资料的过程,也将是提炼卖点的过程,通过顺推,逆向思维,联想等方式提炼。哪些是目标群关注的,哪些是对目标群有影响力的,被影响到目标群购买决策的。正如在房地产行业中,在项目定位前都会提炼卖点,如地段、周边环境、配套设施、交通、教学设施等,再契合该区域的消费者心理,选择**吸引力卖点“让孩子在千年学府里成长”这就选择了教育环境的卖点,契合购买者关心孩子教育的心理。

 

活动定位

 

一个活动的构思就是结合和目的,将活动提升到一个高度,并为其选择一个平台或载体,不同的平台带来的效果是完全不同的。

 

主题出来,再围绕活动主题寻找版块,就象拼图,框架出来,现在就是将其拼凑完整,可以搜索尽量多的与主题相关的活动元素,虽然并不是每一个都可以运用到,但是可以供选择,安排出合理的活动,在这里,活动主题是贯穿的灵魂,任何元素都要围绕灵魂来筛选,安排。

 

在确定前面两个方面以后,就是具体的活动方案的完成。一个活动并不是一个方案就能解决的,为保证活动效果,还需要将活动方案更加细分,如细分为宣传方案、执行方案、公关方案风险意外机制等。

 

宣传方案

 

宣传方案应该包括前期宣传,活动中宣传,后续宣传。前期宣传开展时间视活动而定,一般从活动开始前半个月开始宣传,同时也可以在活动开始前进行活动预热,根据人的关注点,一般会经过以下阶段,通过预热达到一个小的高潮,维持着相对稳定的关注度,并且在活动开始当天,关注度达到**。

 

执行方案

 

包括活动前的准备,活动中的现场控制

 

在执行方案中,关键的是小组的分工和成员的分配,将每个项目筹备一个准备小组,安排一个负责人,进行细致的分工,是在执行方案中体现的。在做执行方案的时候,在制作者的头脑中一定要把整个活动模拟数遍,把各个细节都考虑到,有顺序地安排各个阶段的时间,做到有条不紊。其实执行方案就是两个方面的工作:物料的工作和人力的工作。将人和物有机的结合,那么这个执行方案可以说是成功的了。

 

在活动举行的过程中,会有很多情况出现,这些意外或大或小,也可大可小,有时候一个很小的意外可能会给活动带来毁灭性的打击,因此,在制作活动风险意外控制方案的时候,考虑得越多,就意味着活动的风险越小,取得成功的可能性就越大。在可能发生的意外中,一般会包括,天气变化,这对户外的活动会产生影响,因此发生变天一定要有提前预防的相关机制;现场如果出现受伤,那么又应该如何处理。

 

在户外的大型活动,忌讳的事情是发生现场混乱,一旦混乱影响的不仅是整个活动效果,而且如果出现人员受伤的情况,那么将个公司和举办方带来很严重的负面影响,因此,如何加强现场的控制力,避免这种事情的发生,在风险意外控制方案中要考虑到,很有可能因为一个小小的意外引起现场观众的恐慌,那么就很有可能导致现场的混乱。

 

活动方案的制作,其实就是一个细节的处理问题。**,活动执行我信奉一句话:兵不在多而在精。我还信奉一句话:三分靠策划,七分靠执行。一个做得再有创意的活动方案,如果执行过程中出现问题,或者执行力不够,那么,这个方案就只能作为参赛作品,参加创意评选。活动执行强调的就是人的执行,因此,合理地安排活动工作人员,进行权责分明的分工,让每个工作人员清楚自己的职责是整个执行过程的关键。

 

也就是说,活动执行成功与否的关键不是安排了多少个人,或许你安排的人越多,现场的控制力反而越差,因为在这个过程中很容易出现互相推诿的现象,而是在于是否明确了每个人的工作岗位,做到各尽其责,各尽其职。

 

【年会策划需要注意哪些问题】

 

进入10月份以后,的活动策划公司所接到的订单大多数都是企业年会策划,对于造势策划来说也不例外,会务组和策划组的小伙伴已经连续两个月没有享受到双休的福利了,只要客户一声令下,勘察酒店场地、码设计、出创意……真可以用所谓的“时刻准备着”来形容,在此也感谢所有小伙伴的努力付出,只有你们的辛苦,才能换来客户的省心,这也一直是造势策划的服务理念“够专业 更省心”的初衷。

 

 

一、年会筹备期:宜早不宜晚,提前应对过程中可能出现的状况

 

今年造势策划在承接的年会策划项目中,多家人数超过300人的企业在8月份就开始筹备,通过他们的反馈,往年由于提前一两个月筹备年会,由于整个工作都是HR和行政部主力操办,时间的仓促导致各个环节出现掉链子的问题。对于年会策划工作来说是每年的必备,既然是绕不开的工作,为什么不提前筹备,您说呢?

 

二、年会形式:以逸待劳,对员工该犒劳还是要奖励

 

其实每个客户在咨询时,都会面临今年年会的主题和活动形式问题,在此就给大家普及下常见的年会形式,小编认为主要分以下几类:旅游年会、团建年会、会议年会、聚餐年会。说到底就是把一年的工作梳理好,让大家尽兴吃好、喝好、玩好,为来年公司发展做好铺垫。

 

因此,不管是哪种形式年会,不管该年公司是否赚钱,赚多少钱,该给予员工的激励一定不能少,员工一年的盼头,不能因为一个年会让员工对公司失去信心,预算高有预算高的玩法,预算少有预算少的活动,只要合理安排即可。

 

三、酒店场地预定:你有钱也不一定是大爷

 

提到举办年会的酒店场地筛选,这应该也是小伙伴会比较头疼的事,场地大小、场地规格、年会档期、参会人员……各种因素结合在一起,找到匹配的场地真的不亚于挑选对象。不过小编在此建议:遇到合适的就早早确定,酒店场地不等人,因为的酒店虽然多,但是到了年关就是酒店说了算,皇帝的女儿不愁嫁,更何况一些不错的场地。

 

四、年会举办的时间:不早不晚,放假前一周

 

造势策划根据近几年服务的500余家年会案例大数据分析,62%的公司年会举办时间选择在公司放假的前一周左右,按照客户的说法,举办太早了会让员工没有工作状态,就等着放假。如果举办太晚了,员工请假、物料和年会物资不好采购、或者类似造势策划这类年会承办方无法承办等种种因素。所以年会举办的时间,一定要结合公司实际情况提前做好计划。

 

五、如何挑选年会策划公司:适合企业的才是的

 

对于如何挑选年会策划公司,造势策划在此就不自卖自夸,造势策划作为国内蕞具创意新锐活动策划公司,造势策划的方案创意、现场执行、以及专业服务在数一数二,全球承办的企业年会策划、典策划、新闻新品发布会策划、会议旅游策划、团体商务旅游定制等项目超过2000+,正所谓有实力、适合企业的才是蕞好的。

 

六、为了方便各位小伙伴开展工作,造势策划成立了免费咨询服务小组,大家只要有关于:企业年会策划、典策划、新闻新品发布会策划、会议旅游策划、团体商务旅游定制等问题,造势策划都随时给大家解答。

 

以上关于“年会策划的具体流程包含哪些方面”和“年会策划需要注意哪些问题”的介绍,希望能让您了解“年会策划的项目流程以及考虑因素”带来帮助。

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